Datenschutz
Informationen für Mitglieder über die Datenverarbeitung (Art. 12, 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO)
(1) Art der Daten
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten (Art. 4 Nr. 1, 2 DSGVO) seiner Mitglieder in automatisierter und nichtautomatisierter Form. Personenbezogene Daten sind Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person = betroffene Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Vorliegend handelt es sich um folgende personenbezogene Mitgliederdaten: Name und Anschrift, Bankverbindung, Telefonnummern (Festnetz und Mobil) sowie E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Funktion(en) und Aufgabe(n) im Verein [ggf. andere und/oder weitere Daten].
(2) Pflichtdaten
Die in (1) genannten Daten sind Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein, wenn sie dem Verein diese Daten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung zur Verfügung stellt. / Alternativ: Die in (1) genannten Daten sind Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein, wenn sie dem Verein diese Daten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung zur Verfügung stellt. Die Bereitstellung der übrigen Daten ist freiwillig; sie sind für die Mitgliedschaft im Verein nicht erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der freiwilligen Daten ist Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO (Verarbeitung aufgrund Einwilligung).
(2) Verantwortliche für die Datenverarbeitung (Art. 4 Nr. 7 DSGVO)
Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der 2. Vorsitzende; sein Stellvertreter ist der Kassenwart.
(3) Zwecke der Datenverarbeitung
Die personenbezogenen Daten der Mitglieder werden ausschließlich zur Erfüllung der in der Satzung genannten Zwecke und Aufgaben des Vereins verarbeitet, insbesondere zur Mitgliederverwaltung (einschließlich des Beitragseinzugs), Förderung des Sports und zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins [ggf. andere und/oder weitere Zwecke]. In diesem Zusammenhang werden die Daten Vorstandsmitgliedern und sonstigen Vereinsmitgliedern soweit zur Kenntnis gegeben, wie es deren Funktion und Aufgaben im Verein erfordern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses). Sofern sich die Datenverarbeitung auf andere Rechtsgrundlagen stützt, wird dies in dieser DSO an den entsprechenden Stellen erwähnt.
(4) Veröffentlichung von Fotos und Berichten
a) Im Zusammenhang mit seinen öffentlichen Veranstaltungen (z.B. Wettkämpfe, Sportfeste, Ligaspiele) darf der Verein – ohne Einwilligung der betroffenen Personen – insbesondere
- Teilnehmerlisten/Mannschaftsaufstellungen;
- Fotos von der Veranstaltung, auch wenn Teilnehmer oder Zuschauer erkennbar sind;
- Berichte und Ergebnisse;
- Ergebnislisten
- Aushängen, im Internet (z.B. auf seiner Homepage und bei Facebook, Twitter …) und seiner Vereinszeitung veröffentlichen sowie an Print- und Online-Zeitungen/-Medien übermitteln. Die Vorschriften der §§ 22, 23 des Kunsturhebergesetzes (KUG) zum Recht am eigenen Bild werden gewahrt.
b) Einzelbilder von Zuschauern werden nicht veröffentlicht/übermittelt. Soweit die Untertexte zu Fotos oder die Berichte auf bestimmte Personen hinweisen, werden dabei höchstens und soweit jeweils erforderlich Vor- und Familienname, Verein, Altersklasse sowie Funktion im Verein veröffentlicht/übermittelt. Auf Ergebnislisten erscheinen neben dem erzielten Ergebnis Vor- und Familienname sowie Verein und Altersklasse.
c) Die vorgenannten Regelungen dienen der Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, auf die er zur Verwirklichung seiner satzungsgemäßen Aufgaben angewiesen ist. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO (Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses).
Hilfsweise kommt als weitere Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO in Betracht: Die Datenverarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Vereins erforderlich; die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen überwiegen demgegenüber nicht.
d) In sonstigen Fällen – insbesondere bei nicht öffentlichen Veranstaltungen – veröffentlicht/übermittelt der Verein Fotos, Berichte, Listen etc. nur mit Einwilligung der betroffenen Personen (Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 a) DSGVO).
(5) Übermittlung von Mitgliederlisten mit personenbezogenen Daten
Mitgliederlisten werden an Vorstandsmitglieder, sonstige Funktionäre und Mitglieder nur herausgegeben, soweit deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsgemäßen Rechte (z.B. Minderheitenrechte, Teilnahmerechte) benötigt, werden ihm die notwendigen Daten gegen die schriftliche Verpflichtung ausgehändigt, dass Namen, Adressen und sonstige Daten nicht zu anderen Zwecken Verwendung finden und die erhaltenen Daten, sobald deren Zweck erfüllt ist, gelöscht werden.
(6) Übermittlung von Listen mit personenbezogenen Daten
Zur Durchführung von Veranstaltungen erstellt der Verein Helferlisten mit den erforderlichen Kommunikationsdaten. Diese Listen werden nur innerhalb des Vereins an andere Helfer und die Organisatoren der Veranstaltung weitergegeben. Eine darüberhinausgehende Veröffentlichung derListen (z.B. im Internet) bedarf der Einwilligung der betroffenen Helfer (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO).
(7) Ggf. Information über die Absicht, die Daten an ein Drittland (außerhalb der EU) zu übermitteln; möglich z.B., wenn Mitgliederdaten in einer Cloud gespeichert werden, deren Server sich außerhalb der EU befinden. Ist das der Fall, bedarf es u.U. der Einwilligung des Mitglieds mit dieser Speicherung, siehe Art. 45 DSGVO. Ggf. als eigenen Absatz (11) einfügen, dann Nummerierung ab hier anpassen.]
(8) Löschung der Daten
Die Mitgliederdaten werden spätestens zwei Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung und für historische Berichte und Darstellungen des Vereins nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.
(9) Rechte der betroffenen Personen
Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DGSVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO).
Diese Rechte können mündlich oder in Textform (§ 126 b BGB) bei den in (3) genannten Verantwortlichen [oder dem Datenschutzbeauftragten, wenn vorhanden, s.o. (4)] geltend gemacht werden.
(10) Einwilligungen
Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eineEinwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich oder in Textform (§ 126 b BGB) bei den in (3) genannten Verantwortlichen [oder dem Datenschutzbeauftragten, wenn vorhanden, s.o. (4)] geltend gemacht werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.
(11) Beschwerderecht
Den Mitgliedern steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Hessen der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, https://datenschutz.hessen.de/